SOP documentbeheer bij Eval Europe

Het beheren van SOP documenten is voor veel organisaties (zoals productie-omgevingen, ziekenhuizen) een belangrijk onderdeel voor het behalen van een certificering zoals ISO. Het Antwerpse bedrijf Eval Europe koos voor het beheren van al haar SOP documenten en andere kwaliteitsdocumenten voor OpenIMS DMS.

Wat is SOP

De term SOP staat voor Standard Operating Procedure. Een SOP is een gedetailleerde schriftelijke instructie om uniformiteit te bereiken in de uitvoering van een bepaalde taak. Het is onderdeel van de zogenaamde "Good Manufacturing Practice (GMP)". Deze standaard vereist dat alle documentatie die wordt verspreid, wordt beheerd en gedistribueerd vanuit een document management systeem.

OpenIMS DMS - SOP beheer

OpenIMS Document Management server wordt ingezet voor het beheren van SOP documenten. U kunt hierbij denken aan het creëren van nieuwe documenten op basis van SOP sjablonen, het wijzigen, beoordelen (reviewen) en publiceren van documenten naar een webinterface voor medewerkers. 
Door de SOP documenten onder te brengen in OpenIMS DMS wordt er een volledige audit trail aangelegd zodat duidelijk is wie het betreffende document wanneer heeft ingezien, gewijzigd of beoordeeld. Daarnaast zijn de documenten te doorzoeken met de full text zoekmachine van OpenIMS.

Rappel

Met rappel kan per document worden opgegeven wanneer een bepaald document moet worden herzien. De documenteigenaar ontvangt vervolgens een e-mail notificatie.

SOP documenten distribueren en raadplegen via een webbrowser (via het Intranet)

Medewerkers van Eval Europe kunnen de goedgekeurde documenten raadplegen via een webinterface in de huisstijl van de Eval organisatie. De documenten kunnen vanuit OpenIMS DMS ook in PDF of HTML formaat worden aangeboden.

Wijzigen doorgeven vanaf de werkvloer

Een engineer of medewerker op de werkvloer kan een eventuele fout of wijziging in een SOP document aanbrengen en het betreffende document als wijzigingsvoorstel direct aanbieden aan een documentbeheerder via de webinterface van OpenIMS. Deze versie van het document kan door de documentbeheerder via het standaard wijzigingsproces (workflow) binnen het DMS verder worden afgehandeld. Uiteraard kunnen andere medewerkers het betreffende document nog niet inzien maar wordt er een notificatie naar de documenteigenaar verstuurd.

Koppeling met Tenforce (Webservices - SOAP XML)

Tenforce is bij Eval Europe het IT systeem om alle bedrijfstaken in te organiseren en te monitoren. Documenten die moeten worden behandeld door medewerkers moeten ook in de takenlijst van Tenforce verschijnen. OpenIMS wisselt via een webservice informatie uit met Tenforce. Ook als een document binnen het DMS is afgehandeld wordt dit doorgeven aan Tenfore, zodat de takenlijst van de betreffende gebruiker wordt geüpdate conform de status van het document in OpenIMS.

Over Eval Europe

Eval Europe, onderdeel van de Japanse groep Kuraray, produceert in Zwijndrecht, Linkeroever bij Antwerpen in Belgie, ethyleen-vinyl-alcohol copolymeer (EVOH). Kenmerkend voor dit polymeer zijn de excellente gasbarrière-eigenschappen, de resistentie tegen olie en organische oplosmiddelen en de bedrukbaarheid. Het copolymeer wordt meestal als tussenlaag gebruikt in bv. plastic flessen, voedingsverpakking en andere kunststofverpakkingen, maar ook in kunststofleidingen of benzinetanks. Bij de Belgische productievestiging werken zo'n 100 medewerkers, waarvan 55 medewerkers in een vijfploegendienst in volcontinue productie. Er zijn twee productielijnen met elk een capaciteit van 12.000 ton per jaar. De eerste lijn is opgestart in 1999 en de tweede vijf jaar later. Zie www.eval.be voor meer informatie.

Over OpenSesame ICT

OpenSesame ICT BV is een Nederlands softwarehuis die zich richt op bedrijfsmatige oplossingen op het Open Source platform. OpenIMS is een ECM platform voor het gestructureerd beheren van ongestructureerde informatie en bestaat onder andere uit webContent-, Document-, Workflow- en E-mail Management. OpenIMS draait op vele platformen zoals Linux of Microsoft Windows, zijn op Open Standaarden gebaseerd (SOAP/XML) en zijn volledig webbased.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer E. van Korven (Business Development Manager) bdm@osict.com.