Sociaal Intranet

De OpenIMS Digitale Werkplek is een standaard oplossing. Naast een volwaardig Social Intranet biedt het platform ook zeer uitgebreide proces-, case-, dossier- en document management voorzieningen in dezelfde gebruikersinterface. Ook archivering wordt hierin vormgegeven. Hiermee is er een duidelijk verschil tussen Intranet leveranciers en het platform op basis van OpenIMS. 

Social

Het sociale intranet bevat alle gangbare voorzieningen die je van een social intranet mag verwachten zoals de mogelijkheden om gerbuikers (@) en woorden (#) te taggen, te reageren op berichten, liken én de mogelijkheid om in berichten afbeeldingen, links en video in te voegen. 

Communiceren (thematische ingang, informatiepleinen)

U kunt content beheren en publiceren met een goedkeuringswerkstroom waardoor er alleen maar gecontroleerde en goedgekeurde informatie beschikbaar is. U kunt meerdere thematische ingangen maken zoals Personeel, ICT en andere bedrijfsafdelingen. U kunt per ingang bepalen welke groepen toegang hebben tot dit thema. Hierdoor kunt u ook informatie beschikbaar stellen aan verschillende organisatie onderdelen die elkaars content niet direct in hoeven te zien. 

Nieuws en evenementen

Voor de afdeling corperate communicatie zijn er voorzieningen beschikbaar om gestructureerd nieuws en evenementen aan te maken die op de hompage van het intranet worden gepubliceerd. Uiteraard is hier een goedkeuringsworkfow aan te koppelen. Tevens kunnen nieuwsberichten uit thema's, uiteraard na goedkeuring, worden doorgepubliceerd naar de homepage van het intranet.

De nieuwsberichten zijn voorzien van een publicatie- en verloopdatum met de mogelijkheid om ze langer op de homepage te pinnen. Het is ook mogelijk een crisisbericht te publiceren wat bovenaan alle pagina's van het intranet wordt gepresenteerd.

Samenwerken & Kennisdelen (groepen Open/Gesloten)

Een beheerder kan zogenaamde beheerde groepen aanmaken. De gekozen gebruikers en gebruikersgroepen zorgen ervoor dat deze leden verplicht lid zijn en dus automatisch deze groep volgen en notifiatities ontvangen. Hierdoor zijn ze altijd op de hoogte van de activiteiten binnen deze groep, zoals bijvoorbeeld een procedure- en instructie groep.

Ontdek groepen

Daarnaast kunnen medewerkers zelfstandig groepen aanmaken. Deze kunnen open of gesloten zijn. De Open groepen kan iedereen doorzoeken via het "Ontdek groepen" overzicht. De gesloten groepen zijn alleen zichtbaar voor de leden van de groep. 

Ieder groep beschikt over een tijdslijn die u kunt volgen of ontvolgen. U kunt in een groep pagina's aanmaken en plaatsen. Er is een documentenbibliotheek aanwezig en een geïntegreerde voorziening voor foto albums. 

Uiteraard kunt u alle groepsleden bekijken en kan de groepseigenaar de indeling van de startpagina aanpassen en zelf portlets definiëren. U kunt hierbij denken aan RSS feeds, recent gewijzigde documenten, lijst met handige hyperlinks of bijvoorbeeld afbeeldingen met data. 

Tevens kan er nieuws en activiteiten worden aangemaakt. Deze worden in een overzicht gepresenteerd. De activiteiten worden ook in de centrale kalender opgenomen. 

Profielen van medewerkers

Een belangrijk onderdeel is het profiel van een medewerker. Deze is te doorzoeken via de zoekmachine. De profielfoto wordt in reacties in de tijdslijn zichtbaar. Daarnaast kunt u in een profiel ook andere gegevens vastleggen, zoals projectervaring of een kennismatrix. Een werktijdenmatrix kan worden opgenomen of een variant die gekoppeld is met uw eigen toepassingen op dit gebied.

Zoeken

Door alle informatie van de digitale werkplek, dus of het nu gaat om content uit groepen, nieuwsberichten of documenten uit dossiers, kan worden gezocht, inclusief profielen van medewerkers. De zoekmachine houdt rekening met uw autorisatie. Het is ook mogelijk te werken met autocompleet-functionaliteit en/of een synoniemenlijst.

Meten is weten

Naast de standaard statistieken voorzieningen om paginabezoeken te analyseren is het ook mogelijk een aantal extra rapporten te gebruiken. U kunt hierbij denken aan een overzicht van alle gecreëerde content waardoor u kunt analyseren wanneer deze voor het laatst zijn onderhouden en door wie. Inlogactiviteiten van alle gebruikers om te bekijken of alle doelgroepen hun weg kunnen vinden in de Digitale werkplek. Maar u kunt ook alle informatie van gebruikersprofielen exporteren om deze te analyseren en eventueel medewerkers te vragen hun profiel bij te werken.