Bedrijfs Proces Management Server (BPMS)

Naast Document- en Content Management oplossingen levert OpenIMS ook gereedschap om alle communicatie en werkprocessen binnen een organisatie te stroomlijnen wat ook wel onder de noemer workflowmanagement en casehandling (dossier, zaken) valt. Zo kunnen bijvoorbeeld met behulp van de OpenIMS - Bedrijfs Proces Management Server (BPMS) - bepaalde informatiestromen in goede banen worden geleid. Denk hierbij aan het registreren van een offerte aanvraag, waarbij de bijbehorende activiteiten zoals het verzamelen en versturen van informatie zoals documentatie als één geheel wordt afgehandeld. Met behulp van OpenIMS BPMS worden formulieren op de juiste wijze door de organisatie geleid c.q. in de vereiste volgorde aan de juiste medewerkers ter afhandeling beschikbaar gesteld. Het beschikbaar stellen c.q. distribueren van de documenten verloopt volledig via een webinterface en ondersteunt notificatie zoals e-mail en sms.

Digitale formulieren kunnen ook worden ingezet om de interne bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Met behulp van de geavanceerde bedrijfsproces voorziening kunnen de formulieren zo worden ingedeeld dat gebruikers afhankelijk van de fase waarin het formulier zich bevindt informatie (moeten) toevoegen. Daarnaast is het mogelijk om bepaalde gegevens vanuit het formulier in een backoffice systeem van uw organisatie te plaatsen (op basis van de OpenIMS SOAP XML Gateway).

Een aantal basis voorzieningen van het product zijn:

• Proces workflow editor en formulieren editor (CMS)
• Uitgebreide autorisatie voorzieningen met mogelijkheid tot verder verfijning
• Volledig webbased
• Ondersteuning van assistent (generen van bijv. ontvangstbevestiging, standaard brieven)
• Werken met postbakjes (In behandeling overzicht)
• Eigen toegewezen takenlijst (over alle processen heen)
• Rappel en notificatie
• Data beheer

Voorbeeld toepassingen:

• Incidentregistratie (veiligheidsmanagement);
• Klachtenregistratie;
• Projectadministratie;
• Webintake systeem (afhandeling ingevulde webformulieren);
• Product datamanagement;
• Helpdesk management;
• Dossier management;
• Lead management (CRM);
• Afhandelen van aanvragen (bestellingen, reserveringen, seminars en dergelijke);
• En andere ...

Integratie OpenIMS Document Management Server

Van ieder ingevuld formulier wordt een record aangemaakt in het BPMS indien geactiveerd kan er direct een bijbehorende dossier in het OpenIMS DMS worden gecreëerd eventueel inclusief een voorgedefinieerde dossier folderstructuur. Nu kunt u vanaf het BPMS record direct alle bijbehorende document bekijken en eventueel ook informatie tussen de toepassingen uitwisselen. Wellicht heeft u in het betreffende proces de NAW gegevens vastgelegd, deze kunnen vervolgens direct worden verwerkt in een bevestigingsbrief die in het Document management systeem wordt geplaatst.

Integratie OpenIMS Content Management Server

Indien u ook de opvolging van ingevulde webformulieren van uw Internetsite of Intranet wilt stromen en vormgeven kunt u hiervoor ook het BPMS gebruiken. Tevens is het mogelijk de indiener van het betreffende formulier bijvoorbeeld via een speciale overzichtspagina de status van het betreffende formulier terug te geven. Een aantal voorbeeld formulieren zijn: verlof aanvragen, beter/ziekte meldingen, kantoor artikelen, werkplek, etc.

Voor meer informatie vul het aanvraag formulier in.