Sint Maartenskliniek - OpenIMS DMS leeslijsten

Samen met de Sint Maartenskliniek (SMK) ontwikkelde OpenSesame ICT een leeslijstenmodule voor OpenIMS Document Management Server (OpenIMS DMS). SMK zet OpenIMS o.a. in voor het beheren en distribueren van kwaliteitsdocumenten binnen de verschillende afdelingen van het ziekenhuis. Vanuit de SMK organisatie was de behoefte ontstaan om (nieuwe) medewerkers documentlijsten aan te bieden, die men geacht wordt te lezen om de werkzaamheden zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, en waarbij wordt bijgehouden wie wanneer welk document van de leeslijst heeft gelezen.

Leeslijstenmodule

Er kunnen meerdere leeslijsten worden samengesteld. Een beheerder kan vervolgens documenten op één of meerdere leeslijsten plaatsen. Een (nieuwe) medewerker wordt door een manager op een bepaalde leeslijst geplaatst. Deze lijst bevat goedgekeurde documenten uit het Document Management systeem. De (nieuwe) medewerker ontvangt een e-mailbericht met daarin een hyperlink naar het leeslijstenoverzicht. De medewerker kan vervolgens de verschillende documenten op de lijst lezen en per document markeren of het document is gelezen. Pas als alle documenten op de lijst zijn afgevinkt wordt de leeslijst op voltooid geplaatst. Hierdoor heeft de organisatie inzicht in wie welke leeslijsten heeft gelezen (audit) of wat de voortgang is.

U kunt een leeslijst inzetten om medewerkers van een afdeling een set van documenten te laten lezen die bijvoorbeeld conform wet en regelgeving of een opleidingstraject noodzakelijk zijn, waarbij de medewerker zelf aan kan geven de betreffende documenten te hebben gelezen.

Flexibel

De leeslijstenmodule biedt een aantal flexibele basisfunctionaliteiten die op basis van de wensen en eisen van eenorganisatie kan worden aangepast of uitgebreid.

Ondersteuning voor kennismanagement

Het begrip kennismanagement wordt in de praktijk op verschillende manieren gebruikt. Het wordt wel gezien als een vorm van ‘Document Management', waarmee ingenieurs ontwerpen kunnen delen, of waarmee consultants elkaars ‘best practices' uitwisselen. Deze documenten kunnen ook op een leeslijst worden geplaatst zodat (nieuwe) medewerkers direct de juiste documenten kunnen lezen.

Verbeter uw organisatie

De leeslijstenmodule is een module die bij uitstek ingezet kan worden om de beheerbaarheid en distributie van (verplichte) leesmaterialen te vereenvoudigen, om de voortgang van de te lezen documenten te monitoren en om de standaardisering van leesmaterialen te verbeteren ten behoeve van kennisuitwisseling en informatiedeling. Hiermee heeft een organisatie een extra instrument beschikbaar voor effectieve interne en externe communicatie naar belanghebbenden.