De belofte van M!A: tijd rijp voor sociale intranetten
Gent heeft zich bij uitstek een ‘Smart City’ getoond tijdens het Shopt-IT event 2019. Saartje van Wambeke, hoofd Interne Communicatie van de stad, gaf één van de drukstbezochte presentaties. M!A, de digitale werkplek met sociaal intranet en document management oplossing die voor 8000 medewerkers van de stad Gent is ontwikkeld, leek precies wat de bezoekers voor ogen hebben in hun organisatie. De tijd is er duidelijk rijp voor.
Natuurlijk waren er veel communicatiemanagers met hoofdbrekens over intranetten die maar niet worden gebruikt en de bekende, bezorgde vragen over de beheersbaarheid van discussiefora. Al sinds de jaren '90 worden binnen veel organisaties discussiefora gebruikt en krijgen intranetten sociale functies. Toegang wordt dan restrictief verleend en de content veelal sterk gemodereerd. Want wie wil nou negatieve signalen de organisatie in laten sturen. Die angst overheerst de beoogde doelen van interne communicatie, terwijl het belang daarvan zwaarder is gaan wegen.
Ondertussen gingen steeds meer organisaties voor de externe communicatie publieke sociale netwerken gebruiken. Daar zien ze medewerkers gaan communiceren als er geen intern gebruiksvriendelijk platform is. Waar de organisatie helemaal geen regie meer voert. De profetie vervult zichzelf.
De belofte van M!A
M!A, liet Van Wambeke zien, geeft er hoop voor de terug. In- en externe zijn niet langer gescheiden werelden en elke organisatie zoekt naar middelen om te verbinden: kennis delen, elkaar inspireren en samen werken. Dat houdt een organisatie jong en slagvaardig, zoals BPDaily al jaren bewijst.
Wie medewerkers de ruimte en verantwoordelijkheid gunt, groeit. Maakt van min keer min plus. Van een intranet dat niet wordt bezocht omdat gebruikers het bijvoorbeeld sterk ervaren als een instrument van de werkgever en van document management systemen die niet worden gebruikt omdat de beloning voor de extra handelingen niet snel volgt, tot een sociaal intranet dat wél wordt gebruikt. Van moeten gebruiken naar wíllen gebruiken.
Van Wambeke maakte duidelijk dat een eigentijdse organisatie over een sociaal intranet beschikt en ‘de maturiteit van medewerker erkent’. ,,Je kan echt wel die vrijheid van communicatie aanbieden, mits je vriendelijk en positief even de spelregels uitlegt.” In Gent noemen ze dat ‘enkele tips’ voor het gebruik van M!A. Een heel andere benadering en verwoording dan een ‘verplichte gedragscode die je moet handtekenen’. Natuurlijk houden Van Wambeke en collega’s ‘best ook nog een oogje in het zeil’. Maar de ervaring in Gent leert dat er na 1 jaar met 8.000 gebruikers erg weinig incidenten waren”,,1 om precies te zijn”.
Ook de implementatie van M!A mag gerust een lichtend voorbeeld worden genoemd, zoals toenmalig projectleider Catherine Ossemerct en detail beschrijft in haar blog op LinkedIn. Die ‘mature medewerker’ daar draait het om, laat ook Gorik DeBruyker optekenen in de krant. ,,Meer mens, minder regels”, noemt de beheerder van M!A dat.
-------------------------------------------------------
Eric van Korven was aangenaam verrast dat gemeentes die hij met collega's al eens had bezocht langskwamen bij de stand. ,,We wilden samen met Communicatie, ICT en de archief experts van Digipolis en de Stad Gent een state-of-the-art oplossing neerzetten en dan kunnen we trots zijn op het resultaat als de presentatie van Saartje zo goed wordt bezocht en gewaardeerd. Net als het feit dat veel mensen vervolgens nog eens goed naar OpenIMS wilden komen kijken, waaronder functioneel beheerders van gemeentes die nu met Sharepoint werken. Opvallend. Ze waren zonder uitzondering positief verrast door de beschikbare functionaliteiten voor een sociaal intranet met volledig geïntegreerde DMS-omgeving binnen één platform. Veel vragen gingen over hoe we de OpenIMS Outlook plugin ook in die digitale werkplek integreren."
-------------------------------------------------------
Meer dan een sociaal intranet
M!A zorgde er ook voor de stand van de makers, OpenSesame ICT met OpenIMS, druk werd bezocht. Eric van Korven, Eric van Korven en Yves Roblain, onze man in België, kwamen folders tekort.
België ontdekt de kracht van eenvoud en inzicht die dé complete digitale werkplek, met CMS, DMS én sociaal intranet, merkt Roblain. ,,Natuurlijk is onze digitale werkplek op basis van OpenIMS heel wat meer dan alleen de sociale netwerkcomponent. Het is ook een portaal dat toegang verleent tot alle nieuws en informatie vanuit de organisatie, de verschillende toepassingen die worden gebruikt. Zeker ook het volledige DMS.” Vooral veel lokale besturen kwamen langs op de OpenIMS stand, juist om die DMS-functionaliteiten te bekijken en om te zien hoe die in de digitale werkplek zijn geïntegreerd. ,,Vooral het hele proces van creatie van documenten op basis van sjablonen werd gesmaakt. Hoe eenvoudig die documenten door goedkeuringsprocessen gaan en de definitieve versies worden verspreid, waarbij volledig gebruik wordt gemaakt van de werkplekinterface. Het werken in dossiers met dossiersjablonen, voorgedefinieerde processen en taken brengt ‘casemanagement’ binnen handbereik op een zeer eenvoudig hanteerbare wijze. Dát zien ze graag.”
Fotografie: Leyla Hesna (zie hele fotoverslag hier)
