Het Antwerpse ISVAG rolt OpenIMS DMS voor haar administratie uit

De in Wilrijk gevestigde intercommunale ISVAG baat een afvalenergiecentrale uit, waar het restafval van 1 miljoen mensen wordt verwerkt. ISVAG heeft vorig jaar OpenIMS DMS uitgerold voor haar uitvoerende organisatie onderdeel. Hierdoor worden alle documentstromen binnen het bedrijf op een gestructureerde manier opgeslagen en zijn ze door de verschillende ploegen eenvoudig terug te vinden. Het DMS is met Infor EAM gekoppeld waarin orders en werkopdrachten worden vastgelegd en omgezet naar dossiers in het DMS. Daarnaast worden project- en aanbestedingsdossiers opgebouwd in OpenIMS DMS. Na het succesvol afsluiten en migreren van alle belangrijke bedrijfsdocumenten en -documentatie (achteraf OCR-en van zeer oude documenten zodat deze doorzoekbaar zijn) is het vervolgproject ingezet, namelijk de digitalisering van de administratieve dienst.

Artist impression van de de nieuw te bouwen geheel witte afvalenergiecentrale (Foto's: ISVAG)

Administratieve dienst

De administratieve dienst verzorgt de dagelijkse inkoop van producten en diensten, personeelszaken en ondersteuning van de directie en raad van bestuur. Tijdens het project werden alle personeelsdossiers gedigitaliseerd, met inbegrip van het wagenpark, de afhandeling van schades en klachten. Doordat het DMS zeer veelzijdig is, werden er ook andere bedrijfsprocessen in ondergebracht, zoals de voorbereiding van vergaderingen en postverwerking. Een digitale vergadering wordt in het DMS voorbereid en wanneer de documenten klaar zijn, worden ze automatisch overgedragen naar de vergadertoepassing Meeting.Net. Nadien worden verslagen van afgesloten vergaderingen gearchiveerd.

De bestaande postregistratie MPost is gemigreerd naar OpenIMS DMS waarbij de functionaliteit 1 op 1 is overgenomen, inclusief de mogelijkheid om brieven te genereren.

Ook de documenten voor aanbestedingen - die op basis van 3P worden gegenereerd - worden automatisch in het juiste DMS dossier geplaatst. Daarnaast kan men via het Extranet dossiers en documenten delen met externe relaties zoals leveranciers (t.b.v. aanbestedingen), overheidsinstanties voor het rapporteren van meetgegevens en adviseurs.

De implementatie werd terplaatse begeleid door een consultant, waardoor de bedrijfsprocessen optimaal werden geïmplementeerd en de juiste werkwijze en het gebruik van het platform optimaal kan worden ondersteund. Daarnaast werd de consultant ook ingezet voor het uitwerken van verschillende handboeken ter ondersteuning van de ISO certificering.

Het resultaat

Het resultaat is een platform dat alle medewerkers van de ISVAG organisatie ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden.

Over ISVAG
ISVAG is in 1975 opgericht als intergemeentelijke samenwerking voor afvalverwerking. Sinds die tijd is er veel veranderd. Vroeger zat alle afval door elkaar: glas, papier, textiel, blikjes, plastic, noem maar op. Dat is al lang niet meer zo. Mensen scheiden hun afval alweer een jaar of 10 netjes vooraf. Dat scheelt al heel veel restafval en dat is belangrijk. We verbranden dat laatste beetje restafval in een roosteroven en dat doen we zo goed, dat de rookgassen die daarbij vrijkomen maar een fractie zijn van de toegelaten normen. Dat scheelt dus al voor het milieu. Maar, zeggen wij, voorkomen is beter dan genezen. Hoe minder afval we met z’n allen produceren, hoe beter het is.

Over OpenSesame ICT
OpenSesame ICT is een Nederlands softwarebedrijf dat zich richt op de realisatie van kennisintensieve, bedrijfsmatige oplossingen op basis van Open Standaarden. De standaard software oplossingen die zij daarvoor inzetten zijn OpenIMS en SugarCRM. OpenIMS is een web-platform voor het gestructureerd beheren van ongestructureerde informatie en beschikt over een aantal server oplossingen voor onder andere Content-, Document-, Workflow- en E-mail Management. SugarCRM is een web-based CRM oplossing die eenvoudig uitgebreid en aangepast kan worden al naar gelang de behoefte. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer E. van Korven (Business Development Manager) info@openims.com.